Åre kommun har tillsammans med Årehus en rapporteringskanal, en så kallad visselblåsarfunktion, dit du kan anmäla misstankar om missförhållanden i Åre kommun eller kommunens kommunala bostadsbolag Årehus.
Varför en visselblåsartjänst?
Vi vill göra allt vi kan för att i ett tidigt skede upptäcka eventuella missförhållanden inom vår organisation. Vi tror att anställdas och övriga intressenters engagemang är en viktig del av det arbetet. Vi vill därför uppmuntra till ett klimat där rapportering av missförhållanden är en naturlig och självklar del av verksamhetens kultur.
Vi har anlitat en oberoende mottagarfunktion som hanterar vårt rapporteringssystem för att bibehålla en oberoende och självständig hantering av rapporterna. Alla inkomna rapporter och meddelanden hanteras på ett sätt som säkerställer konfidentiell behandling av din identitet. Din rapport kommer att vara krypterad och inga IP-adresser kan spåras.
Anmäl ett missförhållande
Du kan anmäla ett missförhållande på flera sätt. Antingen via vår e-tjänst eller via telefon/personligt möte.
E-tjänst
För att säkerställa din anonymitet – tänk på följande:
- Använd inte Åre kommuns dator eller nätverk
- Skriv av nedastående webbadress och skriv in i din webbläsare:
https://whistle.qnister.com/arekommun - Följ därefter instruktionerna i e-tjänsten
Telefon/personligt möte
Det finns ytterligare kontaktvägar för att lämna en visselblåsning. Observera att vi inte kan garantera anonymitet på samma sätt som webbformuläret om visselblåsningen kommer in via övriga kontaktvägar.
Telefon: 036-33 00 740
Boka ett möte: 036-33 00 741
När ska funktionen användas?
Visselblåsartjänsten ska användas för att rapportera information kring missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Exempel på missförhållanden som normalt omfattas är överträdelser av lagar och föreskrifter, korruption, mutor, ekonomisk brottslighet, missbruk av finansiella medel och allvarliga trakasserier. Även överträdelser inom en mängd lagar och bestämmelser med EU-rättslig grund omfattas och anses vara av allmänintresse.
Information som enbart rör din personliga arbetssituation såsom missnöje gällande lön eller liknande utgör i regel inte visselblåsarfall och ska inte rapporteras genom tjänsten. Notera även att det kan finnas rapporteringsskyldighet som ska hanteras i andra kanaler. Visselblåsartjänsten ska inte användas för uppgiftslämnande där du har rapporteringsskyldighet enligt verksamhetsspecifika lagar eller regler (exempelvis Lex Sarah eller Lex Maria).
Du behöver inte ha bevis för att din rapport är sann utan det är tillräckligt att du är i god tro kring dina farhågor. Rapporteringen får dock inte basera sig på rykten eller hörsägen och det är inte tillåtet att ljuga eller medvetet lämna falsk information.
Vem omfattas?
Den som i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden och som tillhör någon eller några av följande personkategorier hos verksamheten:
a) arbetstagare,
b) personer som gör en förfrågan om eller söker arbete,
c) personer som söker eller utför volontärarbete,
d) personer som söker eller fullgör praktik,
e) personer som annars står till förfogande för att utföra eller utför arbete under verksamhetens kontroll och ledning,
f) egenföretagare som söker eller utför uppdrag,
g) personer som står till förfogande för att ingå eller ingår i verksamhetens förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan,
h) aktieägare som står till förfogande för att vara eller som är verksamma i aktiebolaget, eller
i) personer som har tillhört någon av personkategorierna ovan och har fått del av eller inhämtat informationen under tiden i verksamheten.
Upptäckt och rapportering
Oegentligheter kan upptäckas av flera olika personkategorier. Vissa kategorier, såsom arbetstagare, åtnjuter ett lagstadgat skydd. Oberoende av vem som gör upptäckten ska det finnas möjlighet att visselblåsa via webbtjänst, telefon eller vid ett personligt möte. Det är upp till den rapporterande personen att själv välja kanal enligt dennes preferenser.
Oavsett om visselblåsaren är skyddad eller inte tillämpas samma rutiner kring hantering av sekretess och förbud mot repressalier.
Vem kan anmälas?
Personen som anmäls ska vara förtroendevald, chef eller anställd i Åre kommun eller Årehus. Missförhållandet ska ha koppling till personens tjänsteutövning.
När ska funktionen inte användas?
Visselblåsarfunktionen ska inte hantera trakasserier, diskriminering och tjänsteförseelser eftersom kommunen har andra rutiner för att åtgärda dessa problem. Om anmälningar kring detta kommer in till visselblåsarfunktionen ska ärendet överföras till ordinarie hantering.
Hur hanteras rapporterna?
Rapporterna om missförhållanden går till ett externt företag som gör en initial bedömning och tar fram förslag på vidare hantering.
De rapporter som bedöms handla om missförhållanden av allmänintresse sänds till Åre kommuns interna visselblåsargrupp för utredning. Vid allvarliga missförhållanden, missförhållanden som berör vissa nyckelpersoner i ledande ställning, görs utredningen av en extern leverantör. Läs mer här: pdf Riktlinjer för visselblåsarsystem (223 KB)
Visselblåsarfunktionen bedömer när ett ärende är färdigutrett, samt ger rekommendationer. Det är förvaltningen eller bolaget som beslutar om eventuella åtgärder med anledning av utredningen.
Rapporter som inte ligger inom funktionens lagreglerade uppdrag, det vill säga inte handlar om missförhållanden av allmänintresse, skickas direkt till förvaltningen eller bolaget för kännedom och ställningstagande kring eventuella åtgärder.
Oavsett vilken typ av utredning som görs är den som rapporterat om missförhållanden skyddad av sekretess, samt gentemot repressalier och hindrande åtgärder.
Möjlighet att begära ut sekretessprövad version av rapporter
Alla inkomna rapporter räknas som allmän handling men med uppgifter som skyddas av sekretess. Detta innebär att handlingen kan begäras ut, men att en sekretessprövning sker vid varje utlämning. Uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera vem en tipslämnare har alltid sekretesskydd. Du som tipslämnare kan därför lämna dina kontaktuppgifter till visselblåsarfunktionen på ett skyddat sätt för att vid behov kunna få återkoppling kring vad som hänt med din anmälan, såväl som för att kunna ställa frågor till dig för att kunna utreda tipset på ett bättre sätt. Det är endast utsedda behöriga personer som får ha tillgång till dina kontaktuppgifter. Vill du vara anonym men ändå ha en dialog med utredarna så är det möjligt tack vare de krypterade tjänsterna i visselblåsarsystemet.
Har du frågor eller behöver vägledning?
Åre kommun har en intern visselblåsargrupp som leds av kanslichef och där även HR-chef och säkerhetschef sitter. Denna grupp kan svara på frågor samt ge stöd och vägledning. Du når visselblåsargruppen via kundtjänst på telefon 0647-161 00.
Behandling av personuppgifter
I samband med hantering av visselblåsningsärenden kan behandling av personuppgifter ske avseende följande kategorier av registrerade:
- Anställda som administrerar ärenden
- Anställda som visselblåser
- Övriga personer, i enlighet med 1 kap. 8 § Visselblåsarlagen, som visselblåser
- Anställda eller andra representanter för kunder, leverantörer eller andra samarbetspartners som är föremål för visselblåsning
Personuppgifter som kan komma att behandlas i systemet är:
Namn, mejladress, telefonnummer, lagöverträdelser, övriga personuppgifter som anges i samband med visselblåsning av hen som gör anmälan, känsliga personuppgifter som hälsa, ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, uppgifter om sexualliv eller sexuell läggning.
Ändamål för behandlingen
Ändamålet är att kunna uppfylla de lagkrav som ställs på en kommun att tillhandahålla visselblåsning och genomföra en utredning som inkomna ärenden kräver. Detta innebär att personuppgifter behövs för att:
- hantera rapporterade visselblåsningsärenden,
- tillvarata kommunens rättigheter och skyldigheter utifrån de oegentligheter som framkommer i visselblåsningsärenden,
- uppfylla de lagkrav som ställs på kommunen.
Laglig grund för behandlingen
Rättslig förpliktelse enligt 5 kap. 2 § i lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.
Utlämnande av uppgifter och personuppgiftsbiträden
Personuppgifter kan komma att lämnas ut till myndigheter (exempelvis till polismyndigheten i de fall visselblåsningsärenden leder till polisanmälan). De kan också komma att lämnas ut till andra delar av verksamheter eller andra nämnder inom kommunen i samband med utredning, uppföljning och åtgärdande.
Handling som kommer in till kommunen blir som huvudregel allmän handling i enlighet med offentlighetsprincipen. Detta innebär att dessa diarieförs, registreras och vid en begäran kommer att prövas för utlämning. Utlämnande sker om det inte föreligger sekretess.
Behandling i samband med visselblåsningsärenden sker också hos personuppgiftsbiträden. Dessa får enbart agera på instruktioner från kommunen vilket regleras särskilt i personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal).
Överföringar till tredje land
Inloggningsadministrationen sker genom active directory, Microsoft Azure. För det fall överföring till tredje land sker finns det standardavtalsklausuler som skyddsåtgärd hos personuppgiftsbiträdet.
Lagringstid
- De personuppgifter som förekommer i ett visselblåsningsärende kommer sparas i två år från det att ärenden avslutats.
- De personuppgifter som förekommer för att hantera administration och behörighet sparas så länge behörigheten gäller.
- När lagringstiden löper ut gallras samtliga personuppgifter.
- Om ett ärende kräver fortsatt utredning internt kommer vi att fortsätta behandla personuppgifter så länge ärendet kräver det.
Lämna klagomål på personuppgiftshantering
Om dina rättigheter som registrerad kan du läsa under Dataskyddsförordningen på are.se. Du kan komma i kontakt med vårt dataskyddsombud genom att mejla Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den..
Om du har invändningar kring vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten, Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den..