Ett e-arkiv innebär att en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information skapas. Både hållbart över tid, ekonomiskt hållbart samt hållbart utifrån användarnas behov och ur ett demokratiskt perspektiv.
Genom att införa ett e-arkiv så kan kommunerna leva upp till en helt digital informationskedja och digitalt arkivera de handlingar som skapas digitalt. Vilket bidrar till att medborgare och företagare på egen hand kan söka efter handlingar i organisationers e-arkiv och därmed uppnås en effektivare samt ökad service.
Varför ett e-arkiv?
I dagens samhälle genererar, lagrar, kommunicerar och reproducerar vi information i allt större mängd än tidigare. Vilket bidrar till att kommunerna måste hantera en allt större informationsmängd i sina verksamheter.
Genom att införa ett e-arkiv så kan kommuner spara sin digitala information. Alla kommuner har ett ansvar att spara sin information, oavsett om den är digital eller i pappersform. Vilket tar fäste ur tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen samt annan lagstiftning.
Ett e-arkiv, eller elektroniskt arkiv, erbjuder flera fördelar jämfört med traditionella fysiska arkiv eller enbart förvaring av information i verksamhetssystem. Här är några av fördelarna:
- Långsiktig bevaring: E-arkiv möjliggör långsiktig och säker bevaring av digital information. Genom att använda modern teknik för lagring och hantering av elektroniska dokument kan informationen bibehållas över tid utan risk för fysiskt förfall eller förlust.
- Effektivitet: E-arkiv erbjuder snabb och enkel åtkomst till arkiverad information. Med avancerade sökfunktioner och strukturerad metadata kan användare snabbt hitta relevanta dokument och data, vilket sparar tid och ökar produktiviteten.
- Platsbesparing: Eftersom elektroniska dokument inte kräver fysiskt utrymme för förvaring, minskar behovet av fysisk lagringsplats. Detta sparar både kostnader och resurser som annars skulle behövas för att hantera och underhålla fysiska arkivutrymmen.
- Säkerhet och integritet: E-arkiv erbjuder möjligheter för att säkra och skydda information mot obehörig åtkomst, manipulation eller förlust. Genom användning av kryptering, behörighetskontroller och säkerhetskopiering kan organisationer tryggt hantera känslig information.
- Överensstämmelse med lagar och regler: E-arkiv möjliggör att organisationer uppfyller krav och regler kring lagring och bevaring av information, såsom arkivlagar, sekretesslagar och dataskyddsförordningen (GDPR). Genom att ha en välorganiserad och strukturerad elektronisk arkivlösning kan organisationer säkerställa efterlevnad av lagstadgade krav.
Sammanfattningsvis erbjuder ett e-arkiv en effektiv och säker lösning för långsiktig bevaring och hantering av digital information, samtidigt som det möjliggör ökad effektivitet, platsbesparing och överensstämmelse med lagar och regler.