Tips för att planera evenemang

I Åre kommun genomförs många evenemang och årligen växer de befintliga evenemangen samtidigt som nya kommer till. När du planerar tidpunkten för ditt evenemang är det en fördel att redan innan veta om din tänka tidpunkt är den rätta. Den varierande beläggningen på boendeanläggningar, säsongsvariationer, möjlighet till transporter och så vidare är alla saker som behöver beaktas. Det påverkar också prisbild och möjlighet för ditt evenemang.

I Åre kommun är vi rädda om våra marker och jobbar nära och i dialog med våra markägare. Kontakta alltid evenemangsservice innan du planerar att arrangera kommersiella aktiviteter utomhus så hjälper vi dig med rätt kontakter.

Vi uppmuntrar arrangörer att genomföra så hållbara evenemang som möjligt. Just nu arbetar tillsammans med Håll Sverige Rent för att miljömärka så många av kommunens evenemang som möjligt.

Gör gärna en separat checklista för just ditt evenemang över vilka tillstånd du kan tänkas behöva. Vissa tillstånd tar tid att få, speciellt de som kräver att flera yttrar sig i ärendet, till exempel polistillstånd, bygglov och serveringstillstånd.

Mer information hittar du i vår tillståndsgudie.

Skyltar
Det finns skyltar runt om i Åre kommun som kan användas för marknadsföring av ditt evenemang. Skyltar i Åre by hanteras av Åre Destination. I kostnaden ingår uppsättning samt nertagning av skylten efter avslutat evenemang.

Du får kontaktuppgifter via evenemang@are.se.

Evenemangskalendrar
Både Åre kommun och Åre Destination har evenemangskalendrar som når många människor.

• Åre kommuns evenemangskalender
  Åre Destinations evenemangskalender
  

Sociala medier
Vi uppmuntrar alla våra evenemangsarrangörer att sprida så mycket information som möjligt digitalt och via sociala medier.

Tryckt material
Ett tips är att inte trycka material som är beroende av årtal och datum. På så vis kan du återanvända materialet år efter år, något som är bra för både plånboken och miljön.

Platsen för evenemanget är den viktigaste och den grundläggande delen som behöver lösas innan du kan gå vidare med andra tillstånd. Att ha ett avtal med alla berörda markägare oavsett om evenemanget är på mark eller vatten är en av de viktigaste nycklarna för ett framgångsrikt och hållbart evenemang.

I Åre kommun finns arenor i många olika storlekar, både inom- och utomhus. Beroende på vad du ska arrangera för evenemang så hjälper evenemangsservice dig gärna med att matcha rätt evenemang till rätt plats.

Åre torg
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 10 000
Mer information: Tillståndsguide, rubriken marktillstånd

Åre park
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 10 000
Mer information: Tillståndsguide, rubriken marktillstånd

Nationalarenan
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 1 000
Mer information: Åre Destination: Möten & konferens

Kyrklägdan, övre
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 15 000
Mer information: Åre kommun: Arrangera evenemang

Kyrklägdan, nedre
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 15 000
Mer information: Svenska kyrkan: Åre församling

Röjsmon
Ort: Järpen
Kapacitet (personer): 6 500 + 8 500
Mer information: Röjsmohallen

Copperhill
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 600
Mer information: Copperhill.se

Holiday Club
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 3 000
Mer information: Holidayclub.se

Nationalarenan
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 200
Mer information: Åre Destination: Möten & konferens

Åregården
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 120
Mer information: Åregården

Röjsmon sporthall
Ort: Åre
Kapacitet (personer): 800
Mer information: Röjsmohallen

Duveds sporthall
Ort: Duved
Kapacitet (personer): 900
Mer information: Duveds Byförening: Boka Duvedshallen

Åre kommun ska vara tillgänglig för alla. Som arrangör behöver du tänka på allt från toaletter för deltagare med funktionsvariation, till att elkablar leds på ett genomtänkt sätt och så vidare. Det är också viktigt att tänka på att eventuella köer inte ska påverka förbipasserande eller störa trafiken. En annan viktig del att ha med i planeringen är hur miljön kan påverka synskadade.

För tips och mer inspiration, ta del av guiden nedan.

• Evenemang för alla - En guide för tillgängliga evenemang

Att driva återkommande evenemang innebär möjligheten att alltid kunna utvecklas och förbättras. Vi vill uppmuntra alla arrangörer att göra en egen utvärdering och sammanställning när evenemanget är genomfört.

Hur många besökare har ni haft på evenemanget? Hur många gästnätter har ni evenemanget inneburit? En väl genomförd utvärdering ger dig också möjlighet att knyta upp framtida sponsorer och samarbetspartners.

Kontakta gärna vår evenemangsservice för att få hjälp med att utvärdera ditt evenemang. Tillsammans kan vi också se vilka utvecklingsmöjligheter som finns framöver.

evenemang@are.se

Varje år skickar vi ut en enkätundersökning till alla evenemang som arrangerats inom Åre kommun. Detta gör vi för att utveckla dialogen med dig som evenemangsarrangör och för att belysa det viktiga arbete som du gör.