Krav på inköp av digitala verksamheter

Innehåll på sidan

Kravställning vid upphandling av system som ska innehålla allmänna handlingar, för att kunna anslutas till E-arkiv.

Kravställning

Systemet ska kunna, utan ytterligare kostnad, anslutas till e-arkiv, via export i ett format som FGS 2.0/E-ARK alternativt CSV, XML, TSV.
Vid en export ska filer och bilagor kunna hänvisas till respektive tillhörighet och inte vara beroende av en mappstruktur.
Systemet ska följa Riksarkivets RA-FS 2009:1–2 för överföring till e-arkiv
Systemet ska stödja Riksarkivets gällande föreskrifter och allmänna råd gällande lagring, information, standarder, specifikationer (FGS:er) och dokumentation för framtida avställande eller export till e-arkiv. Se Riksarkivets hemsida för fastställda FGS:er för olika informationstyper.
Systemet ska ha en gallringsfunktion: gallringsfunktionen ska tillgodose att den gallrade informationen inte går att återskapa och verksamheten ska själv, utan inblandning av leverantör, kunna gallra. Gallringsfunktionen ska vara behörighetsstyrd, så att endast behöriga användare kan utföra gallring. Gallringsfunktionen ska kunna generera gallringsrapporter eller gallringsloggar, så att gallring som utförts blir spårbar.
Tillgång till databas för arkivering Leverantören bör tillhandahålla fullständig och dokumenterad åtkomst till systemets databas i ett format som möjliggör långsiktig arkivering och informationsförvaltning. Åtkomsten bör omfatta:– Export av samtliga dataobjekt och metadata i ett öppet, icke‑proprietärt format– Beskrivning av databasstruktur, relationer och datamodell– Eventuella nödvändiga verktyg eller instruktioner för att genomföra exporten. Syftet är att säkerställa att myndigheten kan genomföra informationsöverföring och långtidsbevara information enligt gällande lagkrav.
Om API för arkivexport - Systemet ska ha ett dokumenterat API som möjliggör komplett och maskinellt informationsuttag till e-arkiv, inklusive all information, metadata, relationer och dokument i originalformat. API:t ska stödja filtrering och inkrementella uttag, kunna identifiera nya, ändrade och borttagna objekt samt ge åtkomst till samma metadata som visas i systemet. Exporten ska vara spårbar och revisionssäker och klara större datamängder. Leverantören ska redovisa eventuella tekniska begränsningar och bekräfta att API:t möjliggör komplett, spårbart och revisionssäkert informationsuttag för e-arkivering.

Hör gärna av er till NorrArkivera vid frågor och funderingar.