Åre kommun justerar upphandling

Åre kommun gör nu om upphandlingen av ett nytt verksamhetssystem efter en dom i Förvaltningsrätten häromveckan. Domen gäller delar av den s k utvärderingsmodellen som behöver justeras för att uppfylla kraven på objektivitet i lagen om offentlig upphandling (LOU).

Arbetet med att ta fram ett nytt verksamhetssystem startade 2024. Systemet är ett centralt arbetsverktyg inom socialtjänsten – bland annat inom äldreomsorg, individ- och familjeomsorg och LSS – och ska bidra till trygg dokumentation, effektiv informationshantering och god service till kommunens invånare.

Ett modernt verksamhetssystem är helt avgörande för att vi ska kunna ge trygg och professionell omsorg. I den här upphandlingen är det viktigaste att systemet fungerar för verksamheten och är hållbart över tid. Därför prioriterar vi funktionalitet före pris, säger Malin Andersson, socialchef i Åre kommun.

Förtydligar hur anbud ska utvärderas

–Vi respekterar förvaltningsrättens beslut och kommer att gå igenom domen i detalj, för att förbättra utformningen av de aktuella delarna upphandlingen, säger Helene Törnblom, inköpschef i Åre kommun.

-Det är viktigt att komma ihåg att utformningen av en ny upphandling inte handlar om att arbeta om hela materialet, utan att det endast gäller delar av upphandlingen som vi behöver hantera och det ska vi göra. Den större delen av upphandlingsunderlaget är vi trygga med, och nu arbetar vi vidare med att återuppta upphandlingen inom kort, fortsätter Helene.

-Enkelt uttryckt handlar det om att tydliggöra hur pris och funktion ska vägas mot varandra i utvärderingen av leverantörernas anbud.

Långsiktigt med fokus på verksamhetens behov

– Upphandling av verksamhetssystem är till viss del mer komplex än många andra upphandlingar eftersom systemen ska stödja flera verksamheter och uppfylla höga krav på säkerhet, funktionalitet, där användbarhet är av största vikt.

Utformningen av funktionskrav i den här upphandlingen är mer av ett strategiskt beslut som påverkar arbetsprocesser och kvaliteten i dokumentationen för verksamheten under lång tid. Därför behöver vi göra detta grundligt och med fokus på verksamhetens behov.

Frågor och svar

Varför behöver kommunen ett nytt verksamhetssystem?
Det nuvarande systemet är föråldrat och uppfyller inte dagens krav på effektivitet, informationssäkerhet och arbetsstöd. Ett nytt system ska stärka kvaliteten i socialtjänstens arbete och ge bättre stöd till både medarbetare och invånare.

Varför görs upphandlingen om?
Förvaltningsrätten har bedömt att delar av utvärderingsmodellen inte varit tillräckligt objektiva. Övriga delar av upphandlingen ligger fast.

Hur påverkar detta kommunens verksamhet?
Det innebär viss tidsförskjutning, samt att det kommer påverka verksamhetens dagliga arbete inom vissa områden. Det nuvarande systemet används tills ett nytt finns på plats.

Hur mycket kostar det att göra om upphandlingen?
Eftersom stora delar av arbetet redan är genomförda kan kostnaderna begränsas. Upphandlingen är en nödvändig investering för att säkra ett långsiktigt hållbart system.